Una óptima gestión documental puede reducir los costes en un 30%

Del 30 al 70 % del tiempo de trabajo se utiliza para la gestión de documentos.

Tras el primer encuentro virtual organizado por Entel, una de las principales conclusiones obtenidas ha sido que con una optimización de herramientas de gestión documental una compañía podría tener hasta un 30% de ahorro de costes con una automatización adecuada en la gestión de facturas de proveedores y una optimización en las tareas del departamento de RRHH.

La organización de este primer encuentro virtual “Más allá de los documentos en SAP” ha sido posible tras la integración al grupo Entel de VisualMente y de DCL Consultores. El encuentro contó con la presencia de más de 100 inscritos y además sus contenidos estarán disponibles hasta el 28 de febrero para todos aquellos que quieran consultar la información.

Gestión Documental, una herramienta imprescindible para controlar la información

Las soluciones de Gestión Documental de SAP proporcionan una visión general de los recursos digitales de una compañía, mejorando su visión global de los procesos de negocio al poder disponer de forma más rápida de la información necesaria para la toma de decisiones o el desarrollo de actividades estratégicas. Esto proporciona flexibilidad y eficiencia, además de redundar en un ahorro de costes al no tener que repetir las mismas acciones o generar los mismos documentos varias veces.

Debido a la gran cantidad de información digital que las empresas tienen que manejar la Gestión Documental es imprescindible para que las compañías puedan controlar su activo más importante, la información. Según estimaciones de Gartner, del 30 al 70 % del tiempo de trabajo se utiliza para la gestión de documentos y el coste de esta gestión representa del 6 al 15% de los ingresos de una compañía.

Una solución para mejorar el rendimiento del departamento de RRHH

Actualmente el departamento de RRHH tiene una sobrecarga de tareas con procesos redundantes, lo que conlleva una carencia de tiempo para el desarrollo de tareas de valor que permiten a la empresa ser más competitiva e impidiendo a la compañía centrarse en objetivos empresariales.

Según OIMA (Institute of Management and Administration), un sistema de gestión documental puede reducir hasta un 25% las actividades de copiado y archivado de contenido en un departamento de RRHH.

Para la consultora Entel, los beneficios para este departamento estratégico para cualquier compañía que tenga implementados sistemas de Gestión Documental son claros: más eficacia y calidad de los procesos; menor tiempo de búsqueda; menor coste de transporte, coste e impresión; menores costes de almacenamiento y mayor seguridad y control sobre la información.

Fuente: Equipos y Talento